هنر تفویض اختیار
این واقعیتی است که با کُند پیش رفتن، ممکن است بسیاری از فرصتها از دست برود؛ اما مواردی هم پیش میآید که بیش از حد سریع حرکت کردن، منجر به اشتباه کردن و در نتیجه باعث از دست دادن زمان میشود. پس بهتر است به فکر راهی باشیم برای جبران تأخیرهای مثبت در کارها.
تأخیر منفی
تأخیر منفی یعنی انجام کار لازمی را به دلایل زیر به تأخیر میاندازیم:
۱ـ علاقه نداشتن به کار
۲ـ دشمنی
۳ـ گمانِ کمالطلبی و بینقصی کار
تأخیر مثبت
چهار مورد وجود دارد که تأخیر در آنها درست است و از عوامل صرفهجویی وقت به شمار میآید:
۱. زمانی که کار کم ارزشتری را به خاطر کار پرارزشتری به تعویق میاندازیم.
۲. زمانی که از لحاط عاطفی (احساس خستگی، خشم، ترس و افسردگی) برانگیخته شدهاید. (زیرا برانگیختگی عاطفی مانع تمرکز و باعث افزایش احتمال اشتباه میشود.)
۳. هنگامی که برای انجام مؤثر کارها، از کمبود دانش یا مهارتی رنج میبرید.
۴. وقتی که جهالتهای جسمی و روحی شما اجرای بهینه کاری را غیرممکن میسازد.
واگذاری کارها و وظایف
یکی از مهم ترین اصول «مدیریت زمان» و «مدیریت اجرایی»، واگذاری کارهاست به دیگران. وظایفی که دیگران نیز ـ در صورت دارا بودن ویژگیهایی که خواهیم گفت ـ به جای شما میتوانند انجام دهند.
با کدامیک از استدلالهای زیر در خصوص فواید تفویض امور موافق هستید؟ بلی/ خیر
- تفویض اختیار، فشارهای روی مدیریت را آزاد میکند و زمان لازم برای رسیدگی به وظایف مهم را در اختیار مدیریت قرار میدهد. (به عبارت دیگر برای وظایف واقعی مدیریت زمان میخرید)
- تفویض کارها به دیگران کمک میکند تا از دانش متخصصین استفاده شود و تجربه کارمندان به کار گرفته شود.
- تفویض امور موجب ارتقا و گسترش تواناییها، ابتکار، اعتماد به نفس و شایستگی کارکنان میگردد.
- تفویض اختیار، اغلب اثر مثبتی در انگیزش و رضایت شغلی کارکنان دارد.
آیا به چند سؤال یا همه موارد بالا پاسخ مثبت دادهاید؟ اگر چنین است، شما با فرضیه ما موافق خواهید بود.
تفویض امور به طور مساوی برای مدیریت و کارکنان سودمند است، بدین معنی که: کارهای یکی را کاهش میدهد و وقت لازم برای وظایف نوع الف فراهم میآورد، و در عین حال فرصت رشد و توسعه برای کارکنان ایجاد میکند (انگیزش)
اگر واگذاری به درستی صورت گیرد، معمولاً با واکنش مثبت کارکنان روبهرو خواهد شد. واگذاری صحیح یعنی «وظایف و اختیارات به دیگری واگذار شود و به همان اندازه نیز مسؤولیت و پاسخ دهی از فرد انتظار رود.»
قواعد واگذاری
چه کاری لازم است انجام شود؟ (جزئیات و ریز موارد)
چه کسی باید آن را انجام دهد؟ (افراد عضو ستاد)
چرا این فرد یا افراد باید آن کار را انجام دهد / دهند؟ (انگیزه ـ هدف)
چگونه کارکنان بایستی آن کارها را انجام دهند؟ (طرح نهایی ـ هدف)
چه موقعی باید کار به پایان برسد؟ (ضرب الاجل)
به هر کارتان نگاهی دوباره بیندازید؛ آیا واقعاً ضروری است که آن را «خودتان» انجام دهید یا دیگری نیز با همان کیفیت میتواند انجام دهد؟
جدول زیر تصویر روشنتری از واگذاری صحیح به شما ارائه میدهد:
؟؟؟جدول فهرست فعالیتها؟؟؟
تفاوت فوریت و اهمیت
برای شناخت اهمیت زیادتر یا کمتر یک وظیفه و یا فوریت و عدم فوریت آن، چهار حالت میتوان برای آن تصور کرد. به عنوان یک وسیله کاربردی، معنی جدول فوق آن است که:
الف. به کارهای نوع الف، که از «اهمیت» و «فوریت» برخوردارند، باید خودتان فوری رسیدگی کنید (وظایف نوع الف).
ب. وظایفی که خیلی مهم هستند، اما هنوز فوریت ندارند، میتوانند تا مهلت مقرر منتظر بمانند، اما بایستی برنامه ریزی شوند. به بیان دیگر، یا وارد فهرست برنامهها شوند و یا تحت نظر و کنترل شده به دیگری، «واگذار» گردند. (وظایف نوع ب).
ج. وظایفی که خیلی مهم نیستند، اما از فوریت برخوردار میباشند، بایستی به دیگری واگذار شوند و یا این که به ترتیب اهمیتی که دارند، یکی یکی انجام شوند (وظایف نوع ج).
د. باید خود را از کارهایی که «اهمیت» ندارند دور نگهدارید. (داخل سطل بیندازید یا در پوشه بایگانی کنید.)
ناتوانی یا اکراه در تفویض اختیارات، بزرگترین عاملِ شکستِ بسیاری از مدیران و کارکنان حرفهای در مدیریت زمان است. پژوهشها نشان میدهد که در بعضی از شرکتها، ۹۷% وقت مدیران در روز، صرف «کارهای اجرایی» میشود تا «اداره امور». در یک مطالعه، چنین نتیجهگیری شده است که نیمی از وقت مدیران، صرف اموری میشود که یک منشی، حتی با کارایی بهتری میتواند از عهده انجام آن برآید. از طرف دیگر، بیش از ۴۰% کارهای یک مدیر «باید» به همکاران و کارمندانش تفویض شود. تفویض یکی از مهمترین راههای صرفهجویی در وقت است.
موانع روانی تفویض اختیار
– ترس از دست دادن اقتدار
– ترس از اشتباهاتی که روی خواهد داد
– ترس از محو شدن
شش کاری که هرگز نباید تفویض اختیار کرد
۱. برنامه ریزی یک پروژه کلیدی
۲. انتخاب اعضای گروه یک پروژه
۳. هدایت تلاشهای گروه
۴. ایجاد انگیزه در اعضای گروه
۵. ارزیابی اعضای گروه
۶. پاداش به اعضای گروه
چه زمانی و چه کاری را تفویض کنید
چهار معیار اصلی وجود دارد که تعیین میکند چه زمانی چه کاری واگذار شود:
الف. زمانی که کاری میتواند به طور رضایت بخش توسط فرد دیگری که از شما کمتر دستمزد میگیرد ـ یا میل دارد از شما کمتر بگیرد ـ انجام شود.
ب. زمانی که دانش، مهارت یا تجربه لازم را برای انجام دادن کاری به طور شایسته نداشته باشید.
ج. زمانی که کاری روزمره باشد.
د. زمانی که کاری به رشد افراد کمک میکند.
چگونه مؤثرتر تفویض اختیار کنید؟
با اجرای چند قانون زیر:
ـ تفویض اختیار به فرد مناسب
با تشخیص «میزان پختگی» در فردی که انتخاب کرده اید، شروع کنید. پختگی ربطی به سن یا چرب زبانی ندارد. فرد موردنظر باید دو خصوصیت ذیل را دارا باشد:
توانایی: مهارت، دانش و تجربه ای که شخص در اجرای کارها داراست.
انگیزه: اشتیاق به انجام کار با حداکثر توانایی.
ـ دستورالعملها را به طور واضح به او بگویید تا آن چه را که هدف شماست، بفهمد و انجام دهد تا در وقت شما صرفه جویی شود.
ـ کار را مشخص کنید.
ـ قابل دسترسی باشد.
ـ هرگز تصور نکنید کارمند دستورالعملهای شما را فهمیده باشد، مگر آن که آنها را با کلمات خود برای شما بازگو کند.
ـ در صورت لزوم، حمایت (تشویق/ تجدید اطمینان) نمایید.
ـ پیشرفت کار را هدایت کنید.
اوج زمانی فعالیت خود را ارزیابی کنید
گر چه «تفاوت»هایی در بین افراد به خاطر نوع تغذیه و مسائل شخصیتی وجود دارد، اما مطالب ذیل نیز قابل طرح است:
– بالاترین سطح فعالیت، معمولاً در صبح رخ میدهد. این سطح از توان و انرژی، دیگر تا پایان روز به دست نخواهد آمد.
– بعد از ظهر و به طور مشخص بعد از ناهار ـ دوره عدم فعالیت و رکود شروع میشود. خوردن قهوه زیاد تنها آن را به تأخیر میاندازد.
– دومین سطح توان در غروب رخ میدهد و سپس کاهش مییابد و چند ساعت پس از نیمه شب، به پایینترین نقطه خود میرسد.
مطالب فوق، درباره برخی افراد واقعیت ندارد، اما در مجموع چنین است. مهم شناخت سطح توان خود و تنظیم کارهای نوع الف برای آن زمان و اختصاص کارهای نوع «ج» برای زمان کاهش توان است. هنگامی که غروب انرژی شما بار دیگر تا حدی فزونی مییابد، به وظایف نوع «ب» (کارهای مهم) بپردازید. به جای نبرد با آهنگ بیولوژیکی بدن، چنین رفتار کنید.
کاری را که مستلزم، «تمرکز حواس» است، برای صبح قرار دهید.
زیادهروی در کار، اشتباهات پی در پی را به دنبال خواهد داشت. استراحتهای میان کار را «شارژ مجدد» بینگارید، نه هدر دادن وقت. البته مطالعات پزشکی، ده دقیقه استراحت پس از یک ساعت کار را مجاز میشمارد؛ زیرا اثر مطلوب در «ده دقیقه اول» به دست میآید و سپس رو به کاهش میگذارد. بنابراین، در برنامه روزانه خود، استراحتهای منظم ولی کوتاه مدت را بگنجانید.
سطح نیروی ذهنی و جسمی خود را اندازه بگیرید
طی پنج روز آینده با استفاده از نمودار زیر سطح نیروی ذهنی و جسمی خود را ثبت کنید. به هر روز یک ورق جداگانه اختصاص دهید.
از مقیاس منفی (۵- تا ۱-) برای نمره دادن به سطح پایین هوشیاری و انرژی و از مقیاس مثبت (۵+ تا ۱+) برای نمره دادن به سطح بالای هوشیاری و انرژی استفاده کنید.
خط صفر نمایانگر نقطه میانه است که نه احساس نیرومندی خاصی میکنید، نه احساس بیحالی و سستی به خصوص.
این قضاوت کاملاً باید عینی باشد و بر پایه چگونگی احساس شما در هر ساعت روز بنا شود. جدول را همان طور که در مثال نشان داده شده است، با گذاردن یک علامت × در مستطیل مناسب کامل کنید. هر مربع به معنی یک ساعت است. از زمانی که از خواب برمیخیزید شروع کنید که به حداکثر شانزده ساعت کاری در هر روز و یک دوره زمانی پنج روزه اختصاص یافته است. همین قدر کار کافی است، حتی برای کسی که اعتقاد دارد کار، مقدس است!
همچنین یادداشتبرداری از هر گونه فشار زمانی (مثل ضربالاجل اضطراری) یا سایر شرایطی که میزان ذخیره انرژی شما را کاهش یا افزایش میدهد نیز بسیار مفید است.
پس از چند روز گزارشدهی احتمالاً متوجه سطح اوج انرژی ذهنی و جسمی خود در زمان بخصوصی از روز خواهید شد. این زمان، زمان اوج کار شما محسوب میشود. تا آن جا که امکان دارد، مهمترین کارهای خود را در این زمان انجام دهید، در حالی که به امور روزمره و متداولتر خود در زمانهایی بپردازید که از نظر ذهنی و جسمی هوشیاری نسبی دارید.
در صورت امکان، هنگامی که کارهای روزمره خود را برنامهریزی میکنید، مهمترین کارهای خود را به مقاطع زمانی اوج انرژی ذهنی اختصاص دهید؛ یعنی زمانی که از نظر ذهنی و جسمی سرِ حال هستید.
جدول کنترل ساعت حداکثر کارایی
روز اول: (نام روز هفته را بنویسید)
از لحظهای که از خواب برمیخیزید، شروع به نوشتن کنید، و سپس تا زمان خواب هر ۶۰ دقیقه سطوح انرژی خود را یادداشت کنید.
؟؟؟جدول کنترل زمان حداکثر کارایی؟؟؟
