اصول عمومی مدیریت زمان | مجموعه مقالات چگونه وقت خود را میگذرانید؟ (قسمت ۲ از ۴)
مدیریت زمان مجموعهای از مهارتهاست که شما را در استفاده مؤثر از زمان کمک میکنند. رهنمودهای عمومی وجود دارند که میتوانند برای مدیریت زمان در حوزههای متفاوت مانند خانه، مدرسه و کار استفاده شوند. در این بخش، برخی از این رهنمودها را شرح میدهیم. ابتدا دلایل استفاده نکردن مردم از مدیریت زمان و مزایای حاصل از مدیریت زمان را مورد بررسی قرار میدهیم.
چرا همیشه از زمان عقب میمانیم؟ | مجموعه مقالات چگونه وقت خود را میگذرانید؟ (قسمت ۱ از ۴)
احتمالاً روشنترین دلیل عدم استفاده از مدیریت زمان این است که مردم نمیدانند مدیریت زمان چیست. دلیل دوم سستی و تنبلی است؛ بعضی از مردم فاقد هدف و انگیزش لازم برای برنامهریزی مؤثر هستند. گروه سومی که از مدیریت زمان استفاده نمیکنند آنهایی هستند که دوست دارند تحت فشار و تنگی وقت (دقیقه نود) و شرایط بحران کار کنند.
ممکن است در شرایطی استفاده نکردن از مدیریت زمان توجیهپذیر باشد اما مزایای استفاده موفق از مدیریت زمان هر گونه دلیل یا توجیه را رد میکند. مدیریت زمان کمک میکند که تعیین کنید کدام یک از کارهایی که انجام میدهید مهمترین هستند. این عمل به شما این امکان را میدهد به برخی فعالیتها اولویت زیادی دهید و برخی از فعالیتها را حذف کنید. همچنین مدیریت زمان به شما کمک میکند که از طریق حذف مزاحمتها و فعالیتهای غیرضروری، مدت زمانی که واقعاً کار میکنید را افزایش دهید. یکی از وجوه رضایتبخش مدیریت زمان کاهش استرس در زندگی است. کاهش سطح استرس موجب بهبود سلامت روحی و جسمی میشود.
چگونه وقت خود را میگذرانید؟
وقتی تصمیم گرفتید که از استراتژیهای مدیریت زمان استفاده کنید، از همان زمان باید شروع کنید. اولین قدم تحلیل و بررسی روشی است که در حال حاضر از وقت خود استفاده میکنید. این کار نباید از طریق حافظه انجام شود. ممکن است شما اکثریت زمانهای بیکاری خود را به یاد نیاورید یا قادر نباشید زمانهایی را که صرف مکالمات طولانی میکنید دقیقاً بیاد آورید. برای ثبت نحوه گذراندن وقت میتوانید از یک دفتر یادداشت، دفتر گزارش فعالیت یا یک دفتر برنامهریزی با بخشهای تفکیک شده به ساعت برای ردیابی فعالیتها استفاده کنید. نهتنها آنچه که در طول روز انجام میدهید بلکه احساس خود (خسته، پرانرژی، عصبانی، بیحال و …) را ثبت کنید. هر وقت که فعالیت خود را تغییر میدهید، نوع فعالیت و زمان شروع آن را ثبت کنید.
پس از ثبت فعالیتها برای چندین روز، یادداشتها آماده برای تحلیل هستند. خیلی از فعالیتهای ثبت شده در گزارش به صورت بارز دیده میشوند چرا که وقت زیادی صرف آنها شده است. دیگر حوزه مهم در یادداشتها، فعالیتهای غیرضروری است که در طول روز انجام دادهاید. وقتی این فعالیتها به صورت جداگانه دیده شوند خیلی زمانبر نیستند اما وقتی دستهبندی شوند، زمان کل آنها ممکن است قابل ملاحظه باشد. تحلیل فعالیتهایتان که در گزارش ثبت شدهاند در قدم بعدی، یعنی اولویتبندی فعالیتها، به شما کمک خواهد کرد.
اولویتبندی فعالیتها
اولویتبندی یکی از مهمترین قدمهای مدیریت زمان است. این عمل کمک میکند که موارد زمانبر که نه اوقات خوشی را ترتیب میدهند و نه کمک میکنند که به اهداف خود دست یابید را حذف کنید. این مرحله بیشترین تغییر در جهت افزایش زمان را به دنبال دارد. با تصمیمگیری در خصوص فعالیتهایی که باید انجام دهید و فعالیتهایی را که باید حذف کنید اولویتبندی را آغاز کنید.
برای تصمیمگیری در خصوص فعالیتهایی که باید انجام دهید، فعالیتهایی را تعیین کنید که از آنها لذت میبرید و آنها را خوب انجام میدهید. خیلی مهم است که هم از نظر حرفهای و هم از نظر شخصی از کاری که انجام میدهید لذت ببرید. در گزارش خود کارهایی که از آنها لذت میبرید و کارهایی که برای شما خوشایند نیستند را مشخص کنید. اکثریت روز شما باید صرف کارهایی شود که از انجام آنها لذت میبرید.
در حالی که مهم است از انجام یک کار لذت ببرید، همچنین مهم است که آن را خوب انجام دهید. در تعیین اینکه چه کارهایی را انجام دهید و چه کارهایی را تفویض کنید، شناخت نقاط قوت و ضعف شما حیاتی است. تلاش نکنید مسئولیتهایی بیش از آنچه میتوانید به صورت معقول انجام دهید را به عهده گیرید. بعد از تعیین کارهایی که از آنها لذت میبرید و آنها را خوب انجام میدهید، شما آماده هستید که فعالیتهای غیرضروری در زندگی خود را دور بریزید. تمام منابع موجود خود را پیدا کنید و فعالیتهایی را که بیش از توان خود میدانید تفویض کنید. بعد از اینکه فهرست کارهای روزانه را به میزان قابل قبولی از مسئولیتها کاهش دادید، زمان برنامهریزی فرا میرسد.
برنامهریزی
برنامهریزی در زندگی شخصی و حرفهای متفاوت از هم انجام میشوند. در برنامهریزی شخصی، برنامهریزی از طریق هدفگذاری و ترسیم مسیر دستیابی به اهداف انجام میشود. در برنامهریزی حرفهای، برنامهریزی پروژهمحور است. برنامهریزی پروژه باید از طریق نرمافزارهای برنامهریزی رسمی انجام شود.
روش برنامهریزی مناسب خود را انتخاب کنید. از هر روش مانند انتخاب اهداف، برنامهریزی رسمی یا غیررسمی که استفاده کنید چند نکته مهم را باید به خاطر بسپارید. ابتدا انتظارات خود را برآورد کنید. به یاد داشته باشید تعداد ساعات محدودی در یک روز وجود دارد. سعی نکنید به نتایجی ماورای قابلیتهای خود دست یابید.
دوم، مدت زمانی را صرف خود کنید. برای اینکه به حداکثر عملکرد دست یابید به زمان خواب و استراحت کافی نیاز دارید. اقدام به این عمل سختتر از تصمیم گرفتن برای انجام آن است. هنگام برنامهریزی شما میپندارید که به هیچ استراحتی نیاز ندارید یا میتوانید فقط چهار ساعت در روز بخوابید. کار مداوم بدون استراحت سطح استرس را افزایش داده و سطح عملکرد را کاهش میدهد.
نکات سودمند برای بهبود کیفیت وقت
از مزاحمتها جلوگیری کنید
همواره پذیرای بازدیدکنندگان نباشید. بازدیدکنندگان میتوانند موجب به همریختگی شوند که در نهایت منجر به کاهش بهرهوری میشود. با بستن در اتاق یا حذف ارتباط بصری میتوانید به بازدیدکننده بفهمانید که شما مشغول هستید. هر روشی که به کار میبرید به خاطر بسپارید که نباید هر بازدیدی را بپذیرید.
راه دیگر برای کاهش مزاحمتها جواب ندادن به تلفن است. تماسهای تلفنی میتوانند خیلی وقتگیر باشند. تماسهای تلفنی قطار افکار را از حرکت بازمیدارند. تماسهای تلفنی ممکن است شما را متعهد به انجام کارهایی کنند که آمادگی آنها را ندارید. از خاموش کردن زنگ تلفن نترسید. وقتی کارتان تمام شد پیغامهای دریافتی را چک کنید.
کنترل کنید
کارهایی را که نیاز دارید انجام دهید میدانید. این کار را در فهرست کارها یادداشت کنید. کارهای فهرست را اولویتبندی کنید. با انجام این عمل، شما میتوانید روز خود را کنترل کنید. شما ابزاری دارید که میتوانید از کارهای غیرضروری جلوگیری کنید یا کارهای جدید را اولویتبندی کنید. پیروی از این رهنمودها این تضمین را به دنبال دارد که شما ابتدا مهمترین فعالیتها را انجام میدهید. همچنین شما میدانید که چه فعالیتهایی را انجام ندادهاید و میتوانید آنها را به فهرست کارهای فردا اضافه کنید.
بر بهرهور بودن تأکید کنید نه مشغول بودن
تمرکز بر بهرهوری کیفیت کار و عملکرد را افزایش میدهد. تهیه یک فهرست اولویتبندی شده از کارها به شما کمک میکند که بهرهور باشید. تمرکز بر انجام مهمترین کارها در ابتدا، به شما کمک میکند که کار بیشتری انجام دهید و آنها را سر وقت انجام دهید.
سرعت خود را تنظیم کنید
مهم است که خود را برای میزان ساعاتی که کار میکنید تنظیم کنید. از خود بپرسید که با سرعتی که کار میکنید میتوانید ادامه دهید. خود را با تعداد ساعات زیاد کار خسته نکنید. مدیریت مؤثر زمان باید این امکان را فراهم آورد که بتوانید کارهای مورد نیاز را انجام دهید بدون اینکه نیاز باشد تعداد ساعات زیادی را در دوره زمانی بزرگتر مشغول باشید.
مدیریت زمان شخصی | مجموعه مقالات چگونه وقت خود را میگذرانید؟ (قسمت ۳ از ۴)
مدیریت زمان و کسبوکار | مجموعه مقالات چگونه وقت خود را میگذرانید؟ (قسمت ۴ از ۴)
نویسنده: مجید امیدوار
