مدیریت زمان و کسبوکار | مجموعه مقالات چگونه وقت خود را میگذرانید؟ (قسمت ۴ از ۴)
محیط کسب و کار امروز را میتوان با رقابت شدید و سخت آن توصیف کرد. در هر ثانیه از روز اختراعات جدیدی صورت میپذیرد و روشهای سنتی، طول عمر کوتاهتری پیدا میکنند. خبر تازه امروز، یک خبر قدیمی در فردا محسوب میشود و کسانی که با تغییرات پیش نروند عقب خواهند ماند. شما باید از تمام منابع موجود خود استفاده کنید تا با زمان پیش روید.
بزرگترین مانع موفقیت در این بازار، زمان است. با ساعات نامحدود روزانه میتوانستیم سرعت کار را به اندازه رضایتبخش پایین بیاوریم. متأسفانه زمان چیزی است که بشر نمیتواند آن را کنترل کند. به خاطر این شرایط غیرقابل کنترل، باید با زمان کار کنیم. درک محدودیتهای حاصل از زمان و منافع مدیریت زمان کمک میکند با زمان کار کنیم نه اینکه در مقابل آن قرار گیریم.
چرا همیشه از زمان عقب میمانیم؟ | مجموعه مقالات چگونه وقت خود را میگذرانید؟ (قسمت ۱ از ۴)
اصول عمومی مدیریت زمان | مجموعه مقالات چگونه وقت خود را میگذرانید؟ (قسمت ۲ از ۴)
مدیریت زمان شخصی | مجموعه مقالات چگونه وقت خود را میگذرانید؟ (قسمت ۳ از ۴)
روشی که شما زمان خود را استفاده میکنید تعیینکننده موفقیت شماست. با این حال، فلسفه مدیریت زمان از فردی به فرد دیگر متفاوت است و مدیریت زمان برای شما باید بهگونهای باشد که با کار شما مطابقت داشته باشد. در این بخش رهنمودهایی ارائه میکنیم که به شما در شروع سفر در مدیریت مؤثر زمان کمک خواهند کرد. این رهنمودها را به دقت بخوانید و آنها را بگونهای تطبیق دهید که نیاز شما را برآورده کنند.
مدیریت زمان در کار
رهنمودهای کلی که قبلاً گفته شد میتوانند در محل کار شما به کار روند. این رهنمودها مواردی شامل تحلیل روش گذراندن وقت، اولویتبندی فعالیتها و برنامهریزی است.
کار درست را در زمان درست انجام دهید
حتی با مدیریت مؤثر زمان هم در خواهید یافت که همیشه نمیتوان هر کاری را سر وقت انجام داد. اما کارهایی وجود دارند که باید سر وقت انجام شوند و کارهایی نیز هستند که میتوان به تأخیر انداخت. بر اساس رهنمودهای عمومی مدیریت زمان، یک فهرست اولویتبندی شده از کارها باید تهیه کنید. در سراسر روز کارهایی از فهرست را انجام دهید که بیشترین اولویت را دارند. این کار خیلی ساده است و به یک متدولوژی خاص نیاز ندارد در حالی که خیلی از ما کار درست را در زمان درست انجام نمیدهیم. انجام کارها براساس اولویت کمک میکند که کارها را خوب مدیریت کنید.
قبل از ترک دفتر فهرست کارهای فردا را مرور کنید
فهرست کار را بررسی کنید و کارهای انجام نشده را تعیین کنید. کارهای انجام شده را پاک کنید و کارهای انجام نشده را اولویتبندی کنید. هنگام اولویتبندی موضوعات اصلی، کارهایی که قرار است فردا انجام دهید را مرور کنید. برای مثال، اگر فاز دوم پروژه در دست را آغاز میکنید مستندات تعریف آن فاز را مطالعه کنید. این کار باعث میشود اقداماتی را که برای فاز دوم باید انجام دهید بیاد آورید. اگر با چند نفر کار میکنید، با آنها در مورد کار فردا صحبت کنید و مطمئن شوید که هریک میدانند فردا چه کاری باید انجام دهند.
ساعات اوج کاری خود را پیدا کنید
با استفاده از رهنمودهای ارائه شده در بخش ۲، تعیین کنید که در ساعات مختلف روز چه احساسی دارید. این تمام تحقیقی است که نیاز دارید تا بتوانید ساعات اوج کاری خود را پیدا کنید. ساعاتی که بیشترین انرژی را داشتهاید، انگیزش بالا داشتهاید و تماماً متمرکز به کارتان بودهاید را بشمارید. این ساعات زمانی هستند که در آن باید مشکلترین کارهایتان را انجام دهید. از مزایای ساعت اوج کاری استفاده کنید.
از جلسات حداکثر استفاده را ببرید
برای برگزاری جلسه چهار نکته را باید در نظر بگیرید. اولین نکته این است که جلسه را هنگامی برگزار کنید موضوع آن اتفاق افتاده باشد. جلسات دورهای اغلب نیاز نیست اما اگر این زمان را تخصیص دهید با بحثهای مختلف پر میشود. بنابراین جلسات را براساس نیاز تشکیل دهید نه براساس قاعده. دومین رهنمود برای تشکیل جلسه تنظیم دستور جلسه است. دستور جلسه باید هدف جلسه و حوزه بحث را نشان دهد. حوزههای بحث باید اولویتبندی شوند. جلسات ساختیافته افراد را بر موضوع مورد بررسی متمرکز میکنند. این کار منجر به جلسات کوتاهتر و پربارتر میشود. توزیع دستور جلسه در زمان مناسبی پیش از تشکیل جلسه، به افراد این امکان را میدهد که خود را برای جلسه آماده کنند. این اقدامات باعث میشود که جلسات شما مؤثرتر و آموزندهتر شوند.
سومین رهنمود برای تشکیل جلسات تنظیم دقیق زمان جلسه است. ساعت تشکیل جلسه تأثیر زیادی بر خروجی جلسه خواهد داشت. برای مثال، اگر شما میدانید که افرادی در جلسه هستند که تمایل دارند جلسه را بیش از زمان در نظر گرفته شده ادامه دهند، زمان جلسه را برای پیش از نهار یا برای ساعت پایانی روز تنظیم کنید. این باعث میشود افراد انگیزه بیشتری برای تمرکز و توجه داشته باشند. نکته چهارم این است که جلسات را در ساعات غیرمعمول برگزار کنید اگر با تأخیر و کندی روبرو میشوید.
به صورت مؤثر تفویض کنید
تفویض زمان بیشتری ایجاد میکند. اما این کار همیشه به سادگی قابل انجام نیست. در حقیقت خیلی از افراد با تفویض کارها مشکل دارند. این به چند دلیل رخ میدهد. گاهی اوقات توضیح انجام یک کار به فرد دیگر بیش از انجام کار توسط خود طول میکشد. اما اگر آیندهنگر باشید متوجه میشوید که اگر یک وقت اضافی صرف کنید میتوانید در آینده نیز کار مورد نظر را تفویض کنید. دلیل دیگر عدم تفویض کمالگرایی است. وقتی تفویض میکنید به افراد اجازه میدهید که اشتباه کنند.
اگر شما تحمل تصحیح اشتباهات را داشته باشید آنگاه افراد بیشتری یاد میگیرند که کار مورد تفویض را به صورت مناسب انجام دهند. دلیل آخر عدم تفویض ترس از کاهش قدرت است. این وجه از تفویض چیزی است که همه ما با آن روبرو خواهیم بود. به چیزی که از تفویض بدست میآورید فکر کنید نه به چیزی که از دست میدهید.
وقتی توانستید بر ترسهای خود از تفویض کردن غلبه کنید باید یاد بگیرید که چگونه به صورت اثربخش تفویض کنید. ابتدا تعیین کنید که چه چیزی باید تفویض شود. به فهرست اولویتبندی شده کارها نگاه کنید. این فهرست در تعیین کارهای نیازمند تفویض کمک میکند. سپس افراد توانا و مشتاق انجام کار انتخاب شده برای تفویض را انتخاب کنید. بیاد داشته باشید که کل کار را تفویض کنید. کار و چیزی که مورد انتظار است را توضیح دهید. قدم بعدی این است که اجازه دهید فرد کار را انجام دهد. کار را در زمانهای از پیش تعیین شده مورد بررسی قرار دهید. دائماً بالا سر کار نایستید زیرا این کار فقط عملکرد را کاهش میدهد.
میز خود را مرتب کنید
فردی که روی میز شلوغ و درهم برهم کار میکند به طور متوسط روزی یک ساعت و نیم دنبال چیزهای خود روی میز میگردد. عامل اصلی به هم ریختگی روی میز، کاغذ است. کاغذها باید دستهبندی و بایگانی شوند، یا به دیگر همکاران مربوط داده شوند یا دور ریخته شوند. نیازی نیست که انبوهی از کاغذ به مدت نامحدود روی میز باشد. بعد از مرتب کردن روی میز به سراغ کشوها بروید. مرتب کردن میز کافی نیست، هر روز آن را تمیز کنید. مرتب نگهداشتن میز هفت ساعت و نیم به هفته کاری اضافه میکند.
روشها را مناسب خود تطبیق دهید
توجه به این نکته مهم است که رهنمودهای ارائه شده در این مقاله کلی هستند. این رهنمودها نقطه شروعی برای توسعه سیستم مدیریت زمان است. برای مدیریت موفق زمان، باید یک سیستم مدیریت زمان مناسب خود طراحی کنید.
نویسنده: مجید امیدوار
