زمان
زمان… واژهای که همه آن را میشناسیم و با آن سر و کار داریم و لیکن توجهی به آن نداریم و گذر و گذشت آن را درک نمیکنیم و زمانی به خود میآییم که فرصتها یکی یکی از دست رفته و با خود میگوییم «این قافله عمر عجب میگذرد». اگر بخواهیم زمان را با موردی مقایسه کنیم میتوان به یک رودخانه اشاره کنیم که آب از یک نقطه میگذرد و دیگر باز نمیگردد. بنابراین برای آن که حسرت زمانهای از دست رفته را نخوریم میبایست دست به اقدامی زد و بهترین کار مدیریت کردن زمان و برنامهریزی و آموزش استفاده بهینه از زمان میباشد و چگونگی زمان را در اختیار گرفتن و جلوگیری از اتلاف وقت.
برای مدیریت زمان میبایست کمی اندیشه کرد و این سئوالات را در ذهن پروراند و پاسخ داد:
– آیا وقتمان را در بهترین زمان مصرف ممکن بکار میبریم ؟
– آیا کار مهمتری نداریم که در این وقت انجام دهیم؟
– آیا کس دیگری نیست که بتواند همین کار را برایمان انجام دهد؟
و با پاسخ دادن به این سئوالات این موضوعات در ذهن تجلّی پیدا خواهد کرد که اولاً کارهایی را که به ما مربوط نمیشود از برنامهمان حذف کنیم. ثانیاً کارهایی را که جزو وظایف ما هست دقیقتر انجام دهیم. ثالثاً همیشه سعی کنیم وقتمان را صرف کارهای مهمتر و با ارزشتر کنیم.
زمان و فرصت چیزی است که اگر از دست رفت باز نخواهد گشت و در طول یک عمر یک زمان دو بار وجود نخواهد داشت و یک انسان همه زمانها و همه فرصتها را میبایست فرصت و زمان طلایی به حساب آورده و هماره پی آن باشد که از زمان به بهترین نحو استفاده نماید.
انسان برای رسیدن به این مقصود میبایست در خصوص زمان و کارها و اموراتش تقسیمبندی درستی انجام دهد و راههای اتلاف وقت و زمان را مسدود و راههای صرفهجویی در وقت و زمان را کشف نموده و بکارگیری کند که در دیگر مقالات در این خصوص بیشتر سخن رانده خواهد شد.
لازم به ذکر است رعایت موارد ذیل در خصوص مدیریت نمودن زمان لازم و ضروری به نظر میرسد.
۱. اهداف خود را بنویسیم و درجه اولویت آنها را مشخص کنیم.
۲. فهرست کارهای روزانهمان را با قید درجه اولویت تنظیم کنیم.
۳. هرروز را با کارهای مهم (نه کم اهمیت) شروع کنیم.
۴. همیشه از خود بپرسیم :«هم اکنون، بهترین کاربرد وقت من چیست؟»
۵. هر کاری را که قرار گذاشتهایم انجام دهیم، همین حالا شروع کنیم و به موقع دیگر نیندازیم.
از موارد گفته شده این برمیآید که جهت استفاده بهتر از زمان برنامهریزی روزانه لازم است. زمان به سرعت میگذرد و منتظر ما نمیماند و اگر نجنبیم به راحتی فرصتها را از دست خواهیم داد و افسوس بابت زمان از دست رفته هیچ دردی از ما دوا نخواهد نمود و همواره باید سعی داشته باشیم از کشتن زمان بپرهیزیم که این قتل تاوان سنگینی به نام «صرف نمودن بیهودۀ عمر» را در پی خواهد داشت که قابل جبران نیست و نخواهد بود. امید است مطالبی که گفته خواهد شد کمکی و نیشتری جهت دریافتن زمان باشد و به کمک آن بتوان در راه مدیریت زمان اقدامی مؤثر انجام داد.
زمان
در ابتدای امر میبایست ویژگیهای زمان در مقایسه با سایر عوامل تولید را پیدا کنیم که میتوان به موارد ذیل اشاره نمود:
*همه بطور یکسان از آن بهرهمندند.
*قابل خریدن نیست.
*اگر تلف شود قابل جایگزین کردن نیست.
*نمی توان آنرا برای آینده ذخیره کرد.
*تهیه آن نیاز به سرمایهگذاری ندارد.
در تحقیقی که یکی از دانشمندان به نام لوتار جیسیورت در سال ٢٠٠٥ در خصوص عمر یک انسان ۷۰ ساله انجام داده این نتیجه را به دست آورده است: ٢۵ سال در خواب، ٨ سال مطالعه و تحصیل و یادگیری، ٦ سال استراحت، ٧ سال تفریح، ۵ سال رفت و آمد، ٤ سال صرف آماده کردن غذا، ٣ سال صرف آمادگی جهت انجام فعالیتهای فوق، ١٢ سال باقیمانده صرف کار مفید میشود. با نگاهی ساده به آمار فوق درمییابیم که کمتر از یک پنجم عمر ما معادل ۱۸ درصد صرف کار مفید میگردد و این جای تأمل است. چه بسیار اوقاتی که به راحتی از کف میرود و کار مفیدی در آن صورت نمیگیرد.
به هرحال از راه مدیریت زمان میتوان به موفقیت دست یافت و نخستین گام جهت نیل به این هدف تقسیمبندی کارها میباشد که کارهای خود را به ۱. مهم و فوری ۲. مهم اما غیرفوری ۳. فوری اما غیرمهم ۴. کماهمیت و غیرفوری ۵. بیهوده و وقتگیر، تقسیم نماییم و برنامهریزی خود را بر این تقسیمبندی قرار داده و اولویتبندی کنیم و برای رسیدن به این تقسیمبندی و اولویت کاری میبایست روشی را بهکار گیریم.
بهعنوان مثال ابتدا فهرست اهداف بلند مدت خود را بنویسیم سپس درجه اولویت این اهداف را تعیین کنیم و مقابل هر هدف بنویسیم. بعد از آن فهرست کارهای لازم برای نیل به اهداف با اولویت «یک» را تهیه کنیم و پس از آن درجه اولویت این کارها را نیز تعیین نموده و کارهای با اولویت «یک» را مشخص نمائیم و متعاقب آن برنامه زمانی انجام کارهای مشخص با اولویت «یک» را تهیه نموده و طبق برنامه انجام دهیم.
تقریباً با این روش کارهای مهمتر در اولویت قرار گرفته و به طور یقین میتوان اعلام نمود کار مهمی پشت سر کار غیرمهم قرار نگرفته و کار مهم عقب نخواهد افتاد و با این روش باید متفاوتتر از گذشته عمل نماییم و جلوی اتلاف وقت به نوعی گرفته خواهد شد و کارهای مهم و غیرمهم جداسازی خواهند شد.
در این قسمت به جاست به آموزش یک کارشناس مدیریت زمان به جمعی از دانشجویان که در قالب یک داستان ارائه نموده اشاره نماییم.
کارشناس یک کوزه آورد و روی میز قرار داد و پس از آن حدود دوازده عدد قلوه سنگ که هر کدام به اندازه یک مشت بود را یکبهیک و با دقت درون کوزه چید. وقتی کوزه پر شد و دیگر هیچ سنگی در آن جای نمیگرفت از دانشجویان پرسید: آیا کوزه پر است؟ همه با هم گفتند: بله و او گفت واقعاً؟
سپس یک سطل ماسه آورد مقداری از ماسه را روی سنگهای داخل کوزه ریخت و کوزه را تکان داد تا دانههای ماسه خود را در فضای خالی بین سنگها جای دهند. بار دیگر پرسید: آیا کوزه پر است؟ این بار کلاس از او جلوتر بود یکی از دانشجویان پاسخ داد: احتمالاً نه. او گفت خوب است!
سپس یک سطل شن آورد و شنها را داخل کوزه ریخت. شنها در فضای خالی بین سنگها و دانههای ماسه جا گرفتند. او بار دیگر گفت خوب است در این موقع یک پارچ آورد و شروع به ریختن آب در داخل کوزه کرد تا وقتی که کوزه لب به لب پر شد. سپس رو به کلاس کرد و پرسید چه کسی میتواند بگوید نکته این مثال در چه بود؟
یکی از دانشجویان مشتاق دستش را بلند کرد و گفت: این مثال میخواهد به ما بگوید که برنامه زمانی ما هر چقدر هم که فشرده باشد اگر سخت تلاش کنیم همیشه میتوانیم کارهای بیشتری در آن بگنجانیم.
کارشناس پاسخ داد: نه! نکته این نیست. حقیقتی که این مثال به ما میآموزد این است که اگر سنگهای بزرگ را اول نگذاریم هیچ وقت فرصت پرداختن به آنها را نخواهید یافت. که اگر دقیق بیاندیشیم درخواهیم یافت که نیت اصلی این مثال این است که کارهای مهم و با اهمیتتر را در اولویت قرار دهیم و پرانرژیتر به این امورات بپردازیم و برای این امر میبایست شناسایی کنیم سنگهای بزرگ (کارهای مهم) زندگی ما کدامها هستند. بهعنوان مثال فرزندمان، تحصیلاتمان، رؤیاهایمان، انگیزههای با ارزش، آموختن به دیگران، انجام کارهایی که به آن عشق میورزیم، سلامتیمان و … .
پس باید حواسمان باشد و به یاد داشته باشیم که ابتدا این سنگهای بزرگ (کارهای مهم) را بگذاریم در غیر این صورت هیچگاه به آنها دست نخواهیم یافت. اگر با کارهای کوچک و غیرمهم (شن و ماسه) خود را خسته کنیم زندگی خود را به کارهای کوچکی که اهمیتی زیادی ندارند پر میکنیم و هیچگاه وقت کافی و مفید برای کارهای بزرگ و مهم نخواهید داشت. پس هر چه سریعتر برای اینکه زمان را از دست ندهیم باید از خود بپرسیم: سنگهای بزرگ زندگی ما کدامند؟آنگاه اول آنها را در کوزه (برنامه زمانی زندگی) خود بگذاریم.
بنابراین ما برای اینکه بتوانیم با موفقیت زمان را مدیریت کنیم باید از خود سوال کنیم:
– آیا وقتمان را در بهترین زمان مصرف ممکن بکار میبریم ؟
– آیا کار مهمتری نداریم که در این وقت انجام دهیم؟
– آیا کس دیگری نیست که بتواند همین کار را برایمان انجام دهد؟
که با یافتن پاسخ صحیح و درست برای این سؤالات، قطعاً زمان خود را بهتر و صحیح مدیریت خواهیم کرد و نتایج آنرا مشاهده خواهیم نمود که نتایج آن اعم از ( ۱. فرصت بیشتر برای کارهای مهم و ضروری، ۲. استفاده کار آمد و اثر بخش از وقت، ۳. تقویت مهارت تفویض اختیار، ۴. فراهم کردن زمینه رشد همکاران و دوستان. ۵.افزایش احتمال دستیابی به اهداف. ۶. افزایش اثربخشی و بهرهوری) میباشد.
نتیجه
برای نتیجهگیری از مبحث زمان باید به مطالب زیر اشاره نمود:
کارهای مهم را از غیرمهم جداسازی نموده، موارد اتلافکننده وقت را شناسایی کرده و جلوی آن را گرفته و نسبت به برنامهریزی دقیق زمان جدیت ورزیم و برای رسیدن به این امر جلوی اتلافکنندههای وقت (راهزنان وقت) خود را بگیریم. کارهایمان را از روی «چک لیست» انجام دهیم. درجه اولویت هر کار را تعیین و به ترتیب اولویت کار کنیم. از آخرین تکنولوژی موجود بهره بگیریم. به گردش کاغذ در محل کاریمان نظام بدهیم. روز به روز سعی کنیم بهتر گوش کنیم و برای فکر کردن وقت کافی در برنامهمان بگنجانیم.
برخی از راهزنان و یا اتلافکنندههای وقت این موارد هستند:
۱. عدم برنامهریزی
۲. در نظر نگرفتن اولویتها
۳. تعهد کار بیش از اندازه
۴. شتابزدگی در کارها
۵. خودداری از تفویض اختیار
۶. شرکت در جلسات غیرضروری
۷. مدیریت در بحران
۸. نداشتن قاطعیت در تصمیمگیری
۹. انجام کارهای دون پایه
۱۰. سلام و تعارف بیش از اندازه
۱۱. تلفنهای مزاحم و طولانی
۱۲. مطالعه مطالب غیرضروری
در مقابل آن میبایست راههای صرفه جویی در وقت و زمان را شناسایی و از آن به نحو مقتضی استفاده نمود. به عنوان مثال :
- زنده کردن وقت مرده
- استفاده از وقت سفر
- انجام کارها بهطور همزمان
- کم کردن وقت خواب
- کنترل بیشتر روی وقت تفریح
- «نه» گفتن به درخواستهای غیرمهم
- عقب انداختن کارهای کماهمیت
رعایت این اصول باعث جلوگیری از اتلاف وقت گرانبها و پیشبرد اهداف در راستای استفاده بهینه و مؤثر از زمان خواهد بود.
اگر بخواهیم گریزی به نمونههای از موارد اتلاف وقت و کشتن زمان در خصوص کارمندان بزنیم میبایست به این موارد اشاره کنیم:
- دیرآمدن و زودرفتن
- کارها را به اضافهکاری کشاندن
- وقت ناهار طولانی
- گفتگوهای خصوصی زیاد با همکاران
- وقت استراحت/چای طولانی
- مطالعه روزنامه و کتاب نامرتبط با کار
- تمارض (مرخصی استعلاجی)
- انجام کارهای خصوصی
- تلفنهای خصوصی زیاد و وقت گذرانیهای بیهوده
اگر بخواهیم این درد (اتلاف وقت) را در ادارات ریشهکن کنیم میبایست مدیریت زمان را بهصورت گسترده و در بین تمامی کارکنان و همکاران گسترش دهیم و از آنان بخواهیم که یک مدیر و کارشناس زمان باشند و همیشه از خود بپرسند کجا و چگونه میتوانند با صرف کمترین وقت، بیشترین بازدهی را داشته باشند. به امید روزی که همه ما یک مدیر زمان باشیم و از اتلاف زمان جلوگیری کنیم.
نویسنده: حجت ملکی
